Manual práctico de implementación del SG-SST para pequeñas empresas

El tema es complejo y nuevo para muchos de nosotros, por lo que hemos reunido aquí la información esencial que tienes que conocer como Gerente de mype (micro o pequeña empresa) o como Responsable del SG-SST en una pequeña organización.

La normatividad y los plazos

En 2015 se publicó el Decreto Unico del sector trabajo, Decreto 1072 de 2015. Es el que instaura el SG-SST (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo), reemplazando casi toda la normatividad existente en términos de riesgos laborales y de salud ocupacional. Son 55 paginas que uno debería leer en algún momento (descargar PDF aquí, ver p.51-106).


Después de postergar varias veces los plazos de implementación, el Ministerio terminó publicando la (Resolución 0312 en febrero de 2019, que indicaba 5 fases para la implementación:

  • Hasta el 31 de agosto de 2017 para la auto-evaluación inicial
  • Hasta el 31 de diciembre de 2017 para el diseño (o Plan de mejoramiento)
  • Del 1ro de enero de 2018 en adelante para la ejecución
  • Del 1ro de enero de 2019 en adelante para el seguimiento y el plan de mejora
  • Del 1ro de noviembre de 2019 en adelante para la inspección por parte del Ministerio de Trabajo

Estas fases se detallan a continuación.

El SG-SST se centra en la relación entre el empleador (el Representante legal y/o Gerente) y los trabajadores de la organización, para mejorar las condiciones de trabajo y de salud en las empresas.
La responsabilidad legal del SG-SST recae en el empleador, por lo que siempre recomendamos que si la empresa se hace asesorar por un externo, el trabajo sea conjunto entre el Responsable del SG-SST interno a la organización y el asesor externo.

Una pregunta que nos hacen frecuentemente es “a quién de mis trabajadores debo incluir?” y la respuesta es: a todos los que tengan un contrato superior a 30 días (independientemente de su forma de contratación) y a los trabajadores en misión dentro de la organización (por ejemplo vigilantes en propiedades horizontales).

La auto-evaluación inicial

Además de definir los plazos, la Resolución 312 de 2019 confirmó los 60 estándares mínimos que toda organización debe cumplir en un escenario ideal.
Estos estándares cubren (casi) todos los aspectos del SG-SST, y son el norte para diseñarlo y ejecutarlo.

La 1ra fase de implementación es realizar una auto-evaluación según estos parámetros, de manera honesta: cumplo o no cumplo con cada uno de estos 60 puntos.


Para todos nosotros, el porcentaje de cumplimiento será muy bajo, pero no es un problema porque representa el estado actual sobre el cuál trabajará la organización para montar un Plan de mejoramiento como parte del diseño del SG-SST (ver 2da fase). No tienes necesidad de cumplir ningún porcentaje cuando arrancas.
Al final de cada año, se realizará de nuevo la auto-evaluación y se podrán estimar todas las mejoras realizadas.

El plan de mejora como parte del diseño del SG-SST

La 2da fase de la implementación es el diseño del SG-SST, o plan de mejoramiento, que tiene que validarse por una persona con Licencia de SST y el curso de las 50h:

  • Técnico o tecnólogo con 2 años de experiencia implementando SG-SSTs si la organización tiene un nivel de riesgo de 1 a 3 y hasta 10 trabajadores
  • Tecnólogo con 2 años de experiencia implementando SG-SSTs si la organización tiene un nivel de riesgo de 1 a 3 y hasta 10 trabajadores
  • Profesional si la organización tiene un nivel de riesgo 4 o 5 y/o más de 50 trabajadores.

En Cuidamos, estamos convencidos que el diseño se tiene que realizar de forma muy estrecha entre el consultor con licencia y el Responsable SG-SST interno.
Se van diseñando poco a poco todos los elementos faltantes de la empresa para adecuarse a los estándares mínimos:

  • Definición de responsabilidades en el sistema
  • Generación de politica y objetivos en seguridad y salud (que no solamente son papeles que tienen que ser archivados en algún lugar, sino que comprometen legalmente a la empresa y tienen que estar difundidos)
  • Creación de matriz de riesgos mediante identificación y valoración de riesgos y peligros
  • Determinación de las medidas de prevención y control de riesgos para mitigarlos en el trabajo diario
  • Recolección y organización de los diferentes reglamentos, instructivos y fichas técnicas que tiene la organización
  • Certificados médicos de ingreso, periódicos y de retiro de todos los trabajadores
  • Asignación del equipamiento de protección personal (EPP) según requerido por cada trabajador
  • Medición del ausentismo y de la accidentalidad en la organización
  • Realización de la matriz legal que indica a cuáles normas estamos sujetos
  • Determinación de un Plan de trabajo y de un Programa de capacitación que compilan todas las actividades (compra de un extinctor, redacción del plan de emergencia, realización de los exámenes médicos, etc.) y todas las capacitaciones (curso de las 50h, curso de brigadista, etc.) que se deben realizar durante el año
  • Politica e instructivo para tomar en cuenta los aspectos del SG-SST al momento de escoger y contratar proveedores y contratistas
  • Realización de un plan de emergencias que incluye la identificación de amenazas, la organización y capacitación de la(s) brigada(s) y un simulacro de emergencia.

Esta labor se tarda 3-5 semanas si la organización le dedica varias horas a la semana. El SG-SST debe estar diseñado según el tamaño y el nivel de riesgo de la empresa, y de acuerdo a sus actividades cotidianas. Una vez el diseño terminado y validado por el consultor con licencia SST, la organización puede empezar a ejecutar este diseño!

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La ejecución

La 3ra fase de la implementación, una vez el diseño realizado, es que la empresa “ejecute” su SG-SST, haciendo funcionar los diferentes pedazos del sistema:

  • Los 3 Comités conformados deben reunirse cada mes (Copasst/Vigia) o cada trimestre (obligatorio para el Comité de convivencia laboral, recomendado para la Brigada)
  • El Plan de trabajo y el Programa de capacitación deben ejecutarse, una tarea a la vez (realizar las compras previstas de elementos de seguridad, inscribirse y atender los diferentes cursos para responsable y miembros de los comités, etc.)
  • El responsable del SG-SST debe coordinar los diferentes elementos del Sistema, y velar por su avance cada semana
  • El empleador debe asegurar los recursos (en tiempo, dinero y personal) para llevar a cabo el Plan de trabajo
  • Los trabajados deben ser parte del Sistema adoptando las medidas de prevención decididas por la organización, y velando por su seguridad y salud en su entorno laboral

Una de las actividades más frecuentes en el SG-SST, es cada vez que ingresa o se retira un trabajador; tenemos un pequeño proceso que realizar.


Cuando un trabajador ingresa:

  • Realización del examen médico de ingreso
  • Inducción al SG-SST y a los riesgos asociados a su puesto
  • Entrega de los equipamientos de protección personal
    Cuando un trabajador se retira:
  • Realización del examen médico de retiro
  • Si era parte de algún comité, elección/designación de nuevo personal para cubrir su función en el SG-SST

Al inicio parecen ser muchas cosas que atender, pero en realidad con muy pocas horas a la semana, una pequeña organización logra cumplir con la ejecución de su SG-SST.


Son buenas prácticas que adoptar, en particular en temas de gestión documental (recomendamos usar una plataforma en la nube para este proposito) para no perder la trazabilidad de lo realizado a lo largo del año.

La rendición de cuentas, y los siguientes años

Después de 1 año entero de ejecución, te toca realizar la rendición de cuentas de tu SG-SST. La rendición de cuentas se compone de los siguientes elementos:

  • Revisión de los indicadores base del SG-SST (accidentalidad, ausentismo, cumplimiento de plan de trabajo, reuniones de los comités, etc.)
  • Revisión por la alta gerencia
  • Auditoria por personal interno o externo (pero diferente del que participa usualmente en las actividades auditadas)
  • Reunión de conclusiones, análisis y recomendaciones
  • Generación de un informe anual con el Plan de trabajo del siguiente año

Atención, una buena parte de la documentación que se genera en el SG-SST debe resguardarse por la empresa durante mínimo 20 años después de la salida del trabajador (para asegurar seguimiento a enfermedades laborales que se detectan hasta decadas después de exposición).

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Sanciones, multas y consecuencias

El incumplimiento en el SG-SST acarreará al empleador multas sucesivas mensuales de hasta quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, siguiendo el Art.91 de la Ley 1295 de 1994.
Además, “en caso que no se hubiese corregido el riesgo, dentro de los términos que señale el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, se procederá a ordenar la suspensión de actividades hasta por seis meses. Transcurrido este término, la Dirección Técnica (…) determinará el cierre definitivo de la empresa o actividad económica.”

Nota: además del Ministerio, las ARL (Administradoras de Riesgos Laborales) “realizarán vigilancia delegada del cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo e informarán a las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo los casos en los cuales se evidencia el no cumplimiento del mismo por parte de sus empresas afiliadas.”
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Esta guía se basa en el conocimiento y la normatividad disponible al 15 de mayo de 2019, la estaremos actualizando cada vez que el Ministerio de Trabajo regule o clarifique alguno de los aspectos del SG-SST.

Equipo Cuidamos.